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5 Consigli Per Migliorare La Propria Esperienza Su Gmail

5 consigli per migliorare la propria esperienza su Gmail

Come utilizzare al meglio Gmail, il servizio e-mail di Google?

Gmail, il servizio gratuito di posta elettronica di Google, è da anni un punto di riferimento per milioni di utenti in rete.

Pubblicato nel lontano 2004 e restato live come “Beta” fino al 2009, già alle sue origini Gmail metteva a disposizione degli utenti 1 GB di spazio d’archiviazione… un numero impressionante, per l’epoca.

All’inizio, per creare un account su Gmail era necessario ricevere un invito da qualcuno che ne fosse già utente: fu solo nel 2007 che gli inviti vennero rimossi e Gmail divenne accessibile a chiunque desiderasse iscriversi, senza la necessità di farsi inviare da un altro user.

Gmail non smette di impressionare: periodicamente vengono rilasciate novità che non fanno altro che confermare il suo essere sempre un passo avanti rispetto a molti altri fornitori di servizi di posta elettronica.

Molti utenti però usano Gmail in modo marginale, senza avere il tempo o magari il desiderio di approfondire le incredibili opportunità che il servizio di posta di casa Google può dare per migliorare la propria esperienza di posta elettronica e, in generale, la propria esperienza su Internet: sì perché Gmail ha potenzialità enormi che snelliscono procedure e che arrivano in supporto dell’utente anche al di là dell’uso della posta elettronica.

Il presente tutorial quindi ha come obiettivo lo svelare cinque tra i principali trucchi per sfruttare appieno le potenzialità di Gmail: i consigli offerti sono provati in prima persona e sono frutto di anni di esperienze e di test.

1) Annulla Invio

Quante volte ci è capitato di premere il bottone “Invia” di una e-mail per poi accorgerci di strafalcioni o errori? Gmail già molti anni fa ha pensato a questo, introducendo il tasto per annullare l’invio di una e-mail.

Una volta selezionabile per mezzo della scheda “Labs”, oggi la funzione di “Annulla Invio” è direttamente integrata negli account Gmail ed è attivabile nel seguente modo:

  • Cliccare sull’ingranaggio in alto a destra (sotto la propria foto);
  • Premere su “Impostazioni“;
  • Nella scheda “Generali” scorrere verso il basso fino a che non si trova l’opzione “Annulla Invio”:

consigli gmail - claudia martinelli

  • Cliccare sulla casella “Abilita Annulla Invio” per attivare la funzione;
  • Selezionare dal menù a tendina il periodo di annullamento, da un minimo di 5 a un massimo di 30 secondi. Il consiglio è di impostare il valore sui 30 secondi (Gmail di default sceglie 10 secondi di tempo massimo per procedere all’annullamento);
  • Scorrere in basso e salvare le modifiche.

Una volta attivata la funzione di “Annulla Invio” di Gmail, cosa succede?

Semplicissimo: quando scrivete una nuova e-mail e la inviate, nella parte superiore della home page di Gmail resta per il tempo da voi scelto un piccolo banner con la possibilità di annullare il messaggio:

consigli gmail - claudia martinelli

ATTENZIONE: Se cliccate su “Visualizza messaggio”, la possibilità di annullamento scompare prima del tempo previsto.

2) Uso delle Schede

Gmail offre la possibilità di selezionare e deselezionare le schede in cui suddividere la propria posta in arrivo. Ciò è molto utile quando ad esempio si ricevono molte newsletter o si è iscritti a numerosi forum, per suddividere le e-mail in arrivo per macro-tematiche.

Per impostare le vostre preferenze, andate nella schermata principale di Gmail e cliccate sul “+” che compare in alto, sopra la prima e-mail dell’elenco:

consigli gmail - claudia martinelli

A questo punto si apre in pop-up la schermata per scegliere quali schede visualizzare nella posta in arrivo:

consigli gmail - claudia martinelli

  • PRINCIPALE: scheda che, come dice il nome, è quella “principale”: qui vanno per impostazione predefinita le e-mail che si ricevono normalmente, da amici, per lavoro, conversazioni a due;
  • SOCIAL: scheda che contiene messaggi in arrivo da social network, quali e-mail automatiche, conferme, aggiornamenti…;
  • PROMOZIONI: scheda pensata appositamente per contenere tutte le e-mail di marketing (newsletter, DEM) che ciascuno di noi riceve giornalmente;
  • AGGIORNAMENTI: per aggiornamenti personali automatici (conferme, ricevute, fatture, estratti conto…);
  • FORUM: scheda che ha l’obiettivo di avere al suo interno messaggi provenienti da forum di discussione e da mailing list.

Le schede vi permettono dunque di ottimizzare al meglio la vostra posta in arrivo, smistandola a monte e consentendovi di avere sott’occhio nella scheda principale ciò che veramente vi interessa.

Qualora un messaggio vada in modo automatico in una scheda che non ritenete coerente (ad esempio, i messaggi di posta provenienti dal vostro fornitore di tecnologia preferiti vanno automaticamente nella scheda “Promozioni”), è sufficiente selezionare il messaggio in questione e trascinarlo con il mouse nella scheda che invece si ritiene idonea. Da lì in poi, i messaggi provenienti da quel mittente troveranno posto nella nuova scheda desiderata.

3) Etichette

Oltre all’uso delle schede, esistono altri comodi metodi per organizzare al meglio la propria posta in Gmail.

Uno di questi prevede l’uso delle etichette: è possibile assegnare a determinati argomenti, parole chiave, mittenti una precisa etichetta e impostare il colore che si desidera per renderla subito riconoscibile a vista d’occhio.

Le etichette si avvicinano molto al concetto di “cartelle” di alcuni client di posta (es. Outlook), ma con funzionalità aggiuntive e molto più immediate.

È possibile assegnare a ciascun messaggio, mittente o destinatario infinite etichette.

Per impostare le etichette in Gmail, procedere nel seguente modo:

  • Cliccare sull’ingranaggio in alto a destra (sotto la propria foto);
  • Premere su “Impostazioni“;
  • Selezionare la scheda “Etichette“.

consigli gmail - claudia martinelli

Gmail di default imposta alcune etichette, che sono le principali che si trovano sempre nella nostra pagina Gmail, sulla sinistra. Queste sono definite “Etichette di sistema“.

Se si scorre verso il basso, c’è la sezione “Etichette” e subito sotto il pulsante “Crea nuova etichetta“; da qui è possibile:

  • Assegnare un nome all’etichetta;
  • Eventualmente nidificarla in altre etichette (ovvero assegnare una micro struttura ad albero).

Una volta creata un’etichetta, essa è visibile nel menù di sinistra del nostro account di posta Gmail, sotto le etichette di sistema (posta in arrivo etc).

E ora, divertiamoci a impostare le etichette!

COLORARE L’ETICHETTA IN MODO PERSONALIZZATO

  • Dall’elenco delle etichette a sinistra nella pagina principale di Gmail, selezionare quella creata da noi e che ci interessa modificare;
  • Posizionarsi alla sua destra e cliccare sulla freccia che compare;
  • A questo punto si apre un menù che permette di assegnare le proprie preferenze: la prima voce è quella che consente di colorare l’etichetta, scegliendo tra le combinazioni sfondo + testo presenti o impostando una combinazione personalizzata.

Non è possibile assegnare un colore alle etichette di sistema, ma solo a quelle create manualmente dall’utente.

I colori sono molto utili perché permettono, nella mole delle e-mail presenti in ciascun account, di riconoscere a vista d’occhio i messaggi che ci interessano.

ASSEGNARE ALL’ETICHETTA I MESSAGGI IN MODO MANUALE

  • Nella posta in arrivo, selezionare i messaggi che ritenete di dover assegnare a quell’etichetta;
  • Una volta selezionati, in alto in centro cliccare sull’icona “Etichetta” e assegnare ai messaggi l’etichetta desiderata:

consigli gmail - claudia martinelli

Ed ecco che ai messaggi selezionati viene applicata l’etichetta.

ASSEGNARE ALL’ETICHETTA I MESSAGGI TRAMITE L’USO DEI FILTRI

Le etichette possono essere usate in modo automatico, scegliendo a quali mittenti o argomenti abbinarle. Per fare questo, è necessario impostare dei filtri nel seguente modo:

  • Cliccare sull’ingranaggio in alto a destra (sotto la propria foto);
  • Premere su “Impostazioni“;
  • Selezionare la scheda “Filtri e indirizzi bloccati“;
  • Scorrere verso il basso e cliccare su “Crea un nuovo filtro“;
  • Nella prima schermata, impostare il filtro con i parametri desiderati (es. filtro per mittente, per destinatario, per oggetto, per parola chiave…);
  • Cliccare su “Crea filtro con questa ricerca“;
  • Applicare l’etichetta desiderata;
  • Cliccare su “Crea filtro“;
  • Se lo si desidera, mettere la spunta sulla casella “Applica il filtro anche a N conversazioni corrispondenti”. Se si lascia la casella sbarrata, il filtro verrà applicato solo dai messaggi ricevuti da quel momento in avanti.

VANTAGGI NELL’USO DELLE ETICHETTE

Le etichette sono essenziali quando si ricevono decine, centinaia, migliaia di e-mail:

  • Tramite i colori a vista, si riconoscono a colpo d’occhio i messaggi che interessano;
  • Selezionando un’etichetta specifica dal menù di sinistra, vengono automaticamente mostrati solo i messaggi assegnati a quell’etichetta.

MOSTRARE / NASCONDERE LE ETICHETTE

Si può scegliere se:

  • Mostrare / nascondere le etichette dall’elenco delle etichette (sulla sinistra della nostra pagina Gmail);
  • Mostrare / nascondere i messaggi assegnati a quelle etichette nella totalità dei messaggi nella posta in arrivo.

Può infatti non interessare che determinati messaggi compaiano nella posta in arrivo, oppure che un’etichetta sia tra le prime nel menù di sinistra.

Qualsiasi azione si intraprenda, state tranquilli: i messaggi assegnati all’etichetta non vengono cancellati, anzi, sono sempre presenti nella vostra posta fino a che non li cestinate di proposito.

Per procedere con la scelta mostra / nascondi, le strade sono molteplici:

  • Andare nella scheda “Etichette” in impostazioni (come mostrato all’inizio del paragrafo “Etichette”;)
  • Aprire il menù tramite la freccia che diventa visibile se ci si colloca sulla destra dell’etichetta, dal menù a sinistra della pagina principale di Gmail.

Dal menù di sinistra è anche possibile spostare giù e su un’etichetta semplicemente trascinandola col mouse, laddove compare la scritta “Meno”.

4) Cercare in modo immediato le e-mail provenienti da un mittente con il comando “From:”

Un comando di Gmail molto comodo, ma da pochi usato, è “From:”.  A cosa serve? Vediamo nel dettaglio.

Quando avete nel vostro account Gmail migliaia di e-mail, le ricerche di messaggi vecchi devono essere effettuate con criteri specifici per trovare al più presto ciò che si cerca, altrimenti il rischio è di passare minuti e minuti alla ricerca di un risultato che si potrebbe ottenere in pochi secondi.

Nella parte superiore centrale di ciascun account Gmail è presente una stringa per effettuare ricerche all’interno del proprio archivio:

consigli gmail - claudia martinelli

Se si clicca sulla freccia, si apre una schermata che permette di effettuare ricerche complete impostando i parametri di cui abbiamo bisogno:

consigli gmail - claudia martinelli

Ciò che interessa mostrare qui è che dalla semplice stringa presente nell’account è possibile cercare e trovare in modo immediato e-mail spedite da uno specifico destinatario: e questo avviene proprio tramite il comando “From:” (in inglese: “Da:”).

Nella fretta della ricerca infatti molti utenti digitano semplicemente la parola chiave o il nome della persona che ha spedito l’e-mail: niente di più sbagliato, perché così facendo ci vengono restituiti risultati che sicuramente non ci interessano, nel caso specifico.

Dobbiamo quindi ottimizzare la nostra ricerca, la query: per cercare i messaggi che ci ha spedito la tal persona, è sufficiente inserire nella stringa il comando from: seguito dalle prime lettere del nome o dell’indirizzo e-mail della persona. Il campo auto-compilabile di Gmail fa il resto.

Ed ecco che la nostra posta in arrivo viene filtrata unicamente per le e-mail che quel preciso indirizzo ci ha spedito, lasciando fuori le e-mail che invece noi abbiamo spedito a lui o in cui lui era in copia.

5) Aggiunta di allegati

Allegare un file in Gmail è molto più semplice di quello che si possa credere; è sufficiente:

  • Aprire un nuovo messaggio di posta elettronica;
  • Trascinare il file che si desidera allegare direttamente dentro il messaggio di posta che si sta scrivendo.

Gmail vi dà già il suggerimento mostrandovi, mentre trascinate, un’area con la scritta “Rilascia i file qui”:

consigli gmail - claudia martinelli

Nel caso di file come zip, pdf etc, una volta trascinati essi sono visibili in basso nella preview del messaggio di posta elettronica.

Nel caso di immagini (formato jpg, png etc) invece:

  • Se trascinate nell’area con la scritta “Rilascia i file qui”, esse vengono incorporate nel testo della mail;
  • Se trascinate nella barra sul fondo (dove compare la scritta “Trascina per allegare”), esse vengono invece allegate senza comparire nel messaggio di testo.

È possibile allegare alla mail file dal peso massimo di 25 MB.

Conclusioni

Quelli espressi sono solo alcuni degli infiniti consigli e trucchi utili per migliorare il proprio utilizzo di Gmail; servirebbe un libro intero per esporli tutti 🙂

Tuttavia i cinque punti descritti rappresentano un buon punto di partenza e permettono di risparmiare notevoli energie e tempo: fatene tesoro!

A presto con altri tutorial.

 

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