Freelance: come gestire le call via skype

Se sei un freelance e lavori da casa ti sarà toccato più volte partecipare a call via skype. E spesso queste call sono al limite dell’assurdo: partecipanti in ritardo, un’ora di tempo per dirsi cose che si sarebbero potute condensare in 15 minuti, gente che parla sopra ad altra gente con il risultato che non si capisce più niente.

CALL VIA SKYPE: AH, GLI INGLESI E I TEDESCHI…

Quando lavoravo in azienda, a parte l’eventuale scoglio linguistico partecipare a call con inglesi e tedeschi era impressionante, se comparato a quanto siamo abituati a fare tra italiani: call via skype della durata massima di 20 minuti, subito al dunque, poche parole, interventi a turno, nessuna interruzione del discorso dell’altro, ognuno si segnava i punti salienti e soprattutto si aveva chiaro cosa si deve fare una volta terminata la conferenza. Invece ho notato che molte volte al termine di una call tra italiani il risultato è un totale spaesamento e una maggiore confusione rispetto a prima: ok, abbiamo parlato un’ora per concludere che…?

Ecco allora alcuni consigli per ottimizzare al meglio le call via skype, soprattutto se sei un libero professionista e devi organizzare il tuo tempo.

Call via skype: concentra tutto in un pomeriggio

Compatibilmente con le possibilità dei tuoi clienti, cerca di concentrare tutte le call via skype (ma anche le telefonate normali) in un solo pomeriggio. Sì lo so, è un tour de force, ma almeno hai un pomeriggio dedicato solamente a quello e nelle altre giornate riesci a dedicarti alla parte operativa. Avere una call al giorno è più una perdita di tempo: devi staccare dal lavoro che stai facendo, entrare mentalmente su altro e poi tornare nel mood operativo. Se invece ti riservi un giorno per questo tipo di incombenze, sei molto più libero nel resto della settimana. In fondo anche i tuoi clienti hanno bisogno che porti avanti il lavoro, giusto?

Call via skype: verifica facilmente le disponibilità

Se spetta a te il compito di organizzare una call, non avere paura: ci sono dei tool che ti semplificano la vita, soprattutto quando sono coinvolti 3 o più partecipanti ricchi di impegni e trovare una data che vada bene a tutti sembra un’impresa impossibile. Uno di questi tool è Doodle, di cui ho parlato nel post “Organizzare una pizzata tra amici o una riunione? Semplicissimo, con Doodle!“.

Call via skype: assicurati che tutti abbiano chiaro l’appuntamento

Puoi organizzarti come ritieni più opportuno: ad esempio mandare una mail riepilogativa con data e ora della skype call, oppure un invito in calendario. O entrambe le cose. L’importante è che l’appuntamento sia chiaro a tutti: non c’è niente di più fastidioso di partecipanti che arrivano in ritardo o che si sono totalmente scordati della conference call.

Call via skype: prepara un ordine del giorno

È ben raro che un cliente prepari un ordine del giorno. E allora pensaci tu. Stendi i punti della call con un bullet point chiaro ed esplicativo, e condividilo con tutti i partecipanti alla conferenza. Chiedi a ciascuno di aggiungere eventuali punti che hai dimenticato. Ovviamente durante la call questo ordine del giorno va seguito 🙂

Call via skype: sii chiaro

Non aver paura a essere chiaro: di’ chiaramente ai tuoi clienti che riservi loro massimo un’ora (!!) di tempo, per cui è necessaria la massima puntualità e lo sforzo nell’essere sintetici e nel seguire l’ordine del giorno.

Call via skype: riepilogo

Prima di salutarsi, verifica che tutti abbiano chiaro i propri compiti. Se serve, invia una mail riepilogativa, anche in forma collaborativa: prepara un file editabile con Google Drive e rendilo modificabile così che ognuno possa aggiornare la propria parte di competenza. Dai scadenze per questo task: prima si fa, meglio è.

I consigli sopra riportati hanno un preciso scopo: rendere le call via skype meno pesanti. Spesso infatti questi momenti sono vissuti con estremo fastidio: “Aiuto, sto per entrare in una call che durerà almeno 1 h!“… ma quante cose possiamo sintetizzare in 20 minuti, se ogni partecipante segue l’ordine del giorno e non si disperde in chiacchiere?

Se anche tu soffri il “mal di call”, fammi sapere se con questi consigli va meglio 🙂