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Organizzare Una Pizzata Tra Amici O Una Riunione?

Organizzare una pizzata tra amici o una riunione?

Semplicissimo, con Doodle!

Non c’è niente da fare: il “mal dei troppi impegni” affligge sia noi che i nostri amici e colleghi.

Riuscire a organizzare una pizzata o un ritrovo tra amici, oppure una riunione o una serata tra colleghi, garantendosi la presenza del maggior numero di persone è oramai diventata un’impresa ardua.

E-mail, Whatsapp e Facebook non vengono in aiuto: proponendo una data possibile con questi tre sistemi si rischia di essere inondanti di messaggi come: “Io non riesco in quella data! Posso solo il giorno dopo!“, oppure “Per me va bene quella sera, ma un’ora più tardi!“.

Insomma, immaginate la difficoltà di gestire una comunicazione del genere quando i soggetti coinvolti iniziano a essere numerosi.

Ed ecco allora che uno strumento ancora troppo poco conosciuto per le sue straordinarie funzionalità diventa l’ideale per pianificare un’attività e scegliere la data con più partecipazioni: si tratta di Doodle.

 Doodle ha tre tipi diversi di opzioni di utilizzo:

  • Gratuita, senza iscrizione;
  • Gratuita, con iscrizione;
  • Premium, da € 29 a e € 49 l’anno.

DOODLE GRATIS, SENZA ISCRIZIONE

Ci si connette alla pagina www.doodle.com e, cliccando su “Programma un evento”, con pochi click si ha pronta una pianificazione con link da inoltrare ai partecipanti affinché compilino segnando la propria disponibilità. Più avanti mostro come si fa, passo per passo.

DOODLE GRATIS, CON ISCRIZIONE

L’iscrizione gratuita a Doodle consente è utile qualora usiate spesso questo strumento. Questo tipo di iscrizione consente di:

  • ACCOUNT DOODLE: Tenere traccia dei sondaggi passati;
  • CONNETTI CALENDARIO: Connettere a Doodle il proprio calendario e rispondere direttamente da lì alla richiesta di incontri;
  • DOODLE MOBILE: Gestire Doodle direttamente da smartphone e tablet, per mezzo della web app o con app apposite per iPhone e iPad;
  • MEETME: Mostrare ai collaboratori, colleghi o amici quando sei libero e le modalità con cui preferisci essere contattato.

DOODLE PREMIUM, A PAGAMENTO

Versione a pagamento di Doodle, ideale per chi lo utilizza per lavoro. Esistono due tipi di versioni a pagamento:

Doodle Private, per professionisti: € 29 all’anno

OPZIONI INCLUSE:

  • Pianificazione semplice;
  • Collegamento del calendario;
  • Invio di promemoria automatici;
  • Verifica dei partecipanti mancanti;
  • Richiesta di informazioni aggiuntive;
  • Crittazione SSL end-to-end;
  • No pubblicità.

Doodle Business, per i team: € 49 all’anno per 1 utente, percentuale di sconto per ogni utente aggiuntivo fino a un massimo di 1.000 utenti

OPZIONI INCLUSE:

  • Pianificazione semplice;
  • Collegamento del calendario;
  • Invio di promemoria automatici;
  • Verifica dei partecipanti mancanti;
  • Richiesta di informazioni aggiuntive;
  • Crittazione SSL end-to-end;
  • No pubblicità;
  • Layout personalizzabile;
  • Sottodominio customizzabile;
  • Gestione degli utenti.

Per entrambe le opzioni è disponibile una versione gratuita di 30 giorni, senza inserimento dei dati della carta di credito.

Ecco una schermata riassuntiva delle diverse opzioni di Doodle:

GUIDA PASSO PER PASSO PER PIANIFICARE CON DOODLE CON LA VERSIONE GRATUITA, SENZA ACCOUNT

1) Andate sul sito www.doodle.com

2) Cliccate sul bottone azzurro “Programma un evento”

3) Iniziate a programmare il vostro evento!

Apparirà la seguente schermata, la prima di 4:

  •  TITOLO: Inserite il titolo del vostro evento, ad esempio: “Pizzata della classe 1980”;
  • POSIZIONE (facoltativo): Inserite dove si terrà l’evento, ad esempio “Pizzeria del Ticinese, Corso di Porta Ticinese, Milano”. Il campo è dinamico, ovvero basta che iniziate a inserire le lettere e lo strumento vi dà dei suggerimenti di località tramite Google;
  • DESCRIZIONE (facoltativo): è possibile aggiungere una descrizione personalizzata (massimo 512 caratteri) e anche allegare una nota esterna (meeting dell’agenda, to do list, ordine del giorno…) tramite Evernote;
  • IL TUO NOME: Inserite il vostro nome;
  • INDIRIZZO E-MAIL: Inserite il vostro indirizzo e-mail. Questa scelta è importante, perché Doodle manderà a questo indirizzo e-mail il link di amministrazione del sondaggio. Doodle vi rassicura: questo non aprirà automaticamente un account Doodle.

Una volta compilati i vari campi, premere sul bottone blu “Avanti”.

4) Proposta di date

Vi appare un calendario dinamico: selezionate con il mouse le date potenziali per l’incontro o la riunione, ed esse vi appariranno sulla destra (sotto la voce “Date selezionate”:

Una volta scelte le date, premere sul bottone “Avanti”.

5) Proposte di orari

A questo punto potete proporre varianti di orario: ad esempio, del vostro gruppo qualcuno potrebbe preferire le h 20 e qualcun altro le h 21.

Se la variante di orario che vuoi proporre è la stessa per tutti i giorni, ti sarà sufficiente compilare la prima riga e poi cliccare su “Copia e incolla la prima riga“.
Se invece vuoi aggiungere più di 3 opzioni di orario, clicca su “Aggiungi altri intervalli di tempo“.

Premi su “Avanti”.

6) Impostazioni

Avete qui la possibilità di selezionare alcune opzioni (facoltativo):

  • SONDAGGIO SÌ/NO/SE NECESSARIO: aggiunge il “se necessario”, per coloro che sono in dubbio o hanno già altri impegni;
  • SONDAGGIO NASCOSTO: solo tu puoi vedere le risposte date dai partecipanti;
  • I PARTECIPANTI POSSONO SCEGLIERE UNA SOLA OPZIONE: un partecipante può scegliere solo un’opzione, anziché segnare la propria disponibilità in più date (come da impostazione predefinita);
  • LIMITA IL NUMERO DI PARTECIPANTI PER CIASCUNA OPZIONE: è possibile inserire un limite del numero di partecipanti per ciascuna opzione. Una volta raggiunto questo limite, l’opzione corrispondente non risulta più disponibile.

Nella parte inferiore sono disponibili altre opzioni (recapito postale, indirizzo e-mail, numero di telefono) riservate a coloro che hanno un account premium.

Una volta scelte le vostre opzioni, oppure se non avete particolari esigenze, premete “avanti”.

7) Invita

A questo punto non vi resta altro che condividere il vostro sondaggio con i partecipanti. Come?

CONDIVISIONE DELLE IMPOSTAZIONI:

  • CHIUNQUE ABBIA A DISPOSIZIONE IL LINK PUÒ PARTECIPARE: Doodle invita al tuo indirizzo e-mail un link che permette di partecipare al sondaggio. Lo stesso link viene inviato ai partecipanti di cui puoi inserire gli indirizzi e-mail nel campo sottostante (facoltativo). Il link fornito può essere da te poi inoltrato a tutti i potenziali partecipanti che desideri contattare. Non c’è protezione sulle risposte: tutti possono modificare le risposte date da altri;
  • SOLO GLI UTENTI INVITATI POSSONO PARTECIPARE: solo le persone da te invitate tramite questa pagina o con il successivo controllo da amministratore possono partecipare al sondaggio, tramite un link unico che viene loro fornito. Le persone non possono modificare le risposte degli altri. In tal caso, viene chiesto se anche tu vuoi partecipare.

Nella sezione sottostante “Invita partecipanti” (facoltativo) è possibile:

  • Inserire gli indirizzi e-mail delle persone che si desiderano invitare;
  • Importare i contatti da Google, Outlook..;
  • Inserire un messaggio personale;
  • Visualizzare l’anteprima della e-mail.

Dopo aver selezionato le opzioni preferite, cliccare su “Termina”.

8) Conferma

Doodle ci ringrazia ora per la creazione del sondaggio.

Nel caso abbiamo scelto l’opzione “Chiunque abbia a disposizione il link può partecipare“, Doodle ci fornisce due link:

  • Link di partecipazione: da inviare a chiunque si desideri invitare, o da condividere tramite Facebook e Twitter;
  • Link di amministrazione: da conservare, in quanto permette di modificare, chiudere o cancellare il sondaggio.

Doodle ci invia direttamente nella casella di posta elettronica un messaggio contenente i link sopra citati.

Nel caso invece abbiamo preferito l’opzione “Solo gli utenti invitati possono partecipare“, Doodle ci ringrazia e ci conferma di aver inviato il sondaggio.

COMPILAZIONE DEL SONDAGGIO

I partecipanti ora si trovano di fronte al vostro sondaggio:

Ciascun utente può dunque selezionare la propria preferenza semplicemente inserendo il proprio nome e mettendo la spunta sulla casella corrispondente alla propria disponibilità.

L’amministratore riceve una notifica ogni volta che un utente compila il sondaggio.

RISULTATI DEL SONDAGGIO

A compilazione avvenuta, questo un possibile scenario:

La data con più disponibilità è martedì 22 dicembre alle h 21: ed ecco trovata la data della pizzata!

CONCLUSIONI

Doodle vi ha permesso di fare, con pochi e semplici passaggi, ciò che in alternativa avrete potuto fare con e-mail, facebook, whatsapp con maggiore dispendio di tempo e di energie, oltre che con la difficoltà di tirare le fila di fronte a un numero sostenuto di partecipanti.

Con una semplice tabellina, Doodle riassume la situazione, mostrandovi le preferenze di disponibilità e indicandovi quindi la scelta migliore per l’organizzazione del vostro evento.

NOTA BENE

Il tutorial che vi ho mostrato è relativo alla versione desktop (via computer) di Doodle. Anche tramite mobile (via app per iOS o via m-site per gli altri sistemi operativi) il suo utilizzo è estremamente semplice ed efficace.

Buon divertimento! 🙂

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